Meine selbstgehostete Cloud: Was ich beim Abschied von Microsoft 365 gelernt habe

Mehr als ein halbes Jahr Aufbauzeit

Der technische Schmerz gehört dazu

Selbsthosting klingt zunächst nach einer klaren technischen Aufgabe. In der Praxis musste ich mich aber in viele Themen einarbeiten: Bereitstellung, Updates, Überwachung, Backups, Zugriffsrechte, Wiederherstellung und die Frage, was bei einem Fehler als Nächstes passiert. Es gab viel Schmerz, weil nicht jede Lösung beim ersten Versuch funktioniert hat.

Stolz auf eine selbst aufgebaute Umgebung

Trotzdem bin ich stolz darauf, die Umgebung allein aufgebaut zu haben. Der eigentliche Gewinn liegt für mich nicht nur in einzelnen Anwendungen, sondern darin, die Zusammenhänge besser zu verstehen und Entscheidungen bewusster treffen zu können. Mehr Kontrolle bedeutet dabei auch mehr Aufgaben, die nicht an einen Dienstleister delegiert werden.

Welche Dienste heute meine frühere Cloud-Umgebung ersetzen

Ich habe nicht versucht, ein einzelnes Produkt vollständig nachzubauen. Stattdessen nutze ich mehrere Open-Source-Lösungen und eine lizenzierte Komponente, die jeweils eine konkrete Aufgabe übernehmen.

Nextcloud statt SharePoint

Nextcloud ist in meinem Setup die Ablösung für SharePoint. Dort organisiere ich Dateien und Zusammenarbeit so, dass die Anwendung in meine selbst verwaltete Umgebung passt.

Rocket.Chat statt Teams Chat

Für den laufenden Austausch nutze ich Rocket.Chat als Alternative zum Teams Chat. Dabei war mir wichtig, die Kommunikation als eigenen Dienst betreiben und in die übrige Umgebung einordnen zu können.

Jitsi Meet für Kundenmeetings

Kundenmeetings führe ich mit Jitsi Meet durch. Für meinen Arbeitsalltag ist das eine passende Ergänzung, ohne für diese Gespräche auf den bisherigen Videokonferenzdienst angewiesen zu sein.

Ein eigener Mailserver und Mailpiler

Zum Setup gehört außerdem ein eigener Mailserver mit einer Open-Source-Lösung. Mailpiler setze ich als technische Archivierungslösung für E-Mails ein. Es ist die einzige kostenpflichtig lizenzierte Komponente in meinem Aufbau. Daraus leite ich keine rechtliche, revisionsbezogene oder gesetzliche Eigenschaft des Archivs ab.

n8n für Automatisierung

n8n verbindet wiederkehrende Abläufe und nimmt mir einzelne manuelle Schritte ab. Gerade bei mehreren Diensten wird Automatisierung dann wertvoll, wenn sie nachvollziehbar bleibt und nicht zu einer zusätzlichen Fehlerquelle wird.

RustDesk für Remote-Zugriffe

RustDesk ist in meinem Setup lizenziert. Für meinen konkreten Anwendungsfall ist es deutlich günstiger und bei Verbindungen von außen besser geeignet als TeamViewer oder AnyDesk. Das ist meine persönliche Anwendungserfahrung und keine objektive Aussage zu Sicherheit, Qualität oder Leistung dieser Produkte.

Die technische Grundlage: ein eigenes Kubernetes-Cluster

Die Dienste laufen auf einem von mir selbst aufgebauten Kubernetes-Cluster in einem deutschen Rechenzentrum. Den Hoster nenne ich bewusst nicht. Der Standort allein ist für mich kein Nachweis vollständiger Datenhoheit, einer bestimmten Datenschutzbewertung oder einer technischen Eigenschaft.

Daten, Zugriffe und laufende Verantwortung

Nach meinem aktuellen Kenntnisstand liegen die Daten in meinem Setup nicht im Klartext vor. Diese Aussage ist bewusst eingegrenzt: Sie ist keine umfassende Sicherheitsgarantie. Bei der Bewertung müssen auch Metadaten, Logs, Backups, die Schlüsselverwaltung und Administrationszugriffe berücksichtigt werden. Genau diese Bereiche gehören zu meiner laufenden Verantwortung.

Selbsthosting verschiebt die Verantwortung für Betrieb, Wartung, Absicherung, Backups, Zugriffe und Wiederherstellung in die eigene Umgebung. Ein Cluster nimmt mir diese Aufgaben nicht ab. Es schafft vielmehr einen technischen Rahmen, in dem ich sie organisieren und regelmäßig hinterfragen muss.

Was Selbsthosting nicht automatisch bedeutet

Die genannten Regelwerke verfolgen unterschiedliche Ziele und richten sich nicht automatisch an denselben Personenkreis. BSI IT-Grundschutz und ISO/IEC 27001 können als strukturierende Orientierung für Informationssicherheitsmanagement dienen. DORA ist sektorspezifisch auf den Finanzsektor ausgerichtet. NIS2 betrifft abhängig von Tätigkeit, Sektor, Größe und Rolle bestimmte Einrichtungen. In diesem persönlichen Erfahrungsbericht werden weder Anwendungsbereiche geprüft noch Konformität, Zertifizierung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten bestätigt.

Auch eine technische Lösung in einem deutschen Rechenzentrum ersetzt keine Prüfung der konkreten Prozesse, Verantwortlichkeiten und Risiken. Selbsthosting ist daher kein automatischer Nachweis für eine bestimmte gesetzliche oder organisatorische Einordnung.

Kosten und mögliche Größenordnung

Die laufenden Kosten meines konkreten Setups müsste ich gesondert und transparent aufschlüsseln. Eine einzelne Monatszahl würde die Realität zu stark verkürzen, weil neben Lizenzen und Infrastruktur auch Eigenzeit, Wartung, Ausfälle, Backups, Weiterentwicklung und der laufende Betrieb mitzudenken sind.

Meine vorläufige persönliche Einschätzung liegt bei ungefähr 20 bis 50 Mitarbeitenden. Das ist ausdrücklich keine Zusage und keine belastbare Aussage zu Skalierbarkeit, Verfügbarkeit oder Betrieb für andere Organisationen. Sie bezieht sich ausschließlich auf meine aktuelle Umgebung und meinen Kenntnisstand.

Für wen sich eine selbstgehostete Cloud aus meiner Sicht lohnt

Für kleine Unternehmen ohne eigene IT-Fachkräfte lohnt sich eine vollständig selbstgehostete Umgebung aus meiner persönlichen Sicht meistens nicht. Der Betrieb bindet Zeit und verlangt Fähigkeiten, die im Tagesgeschäft oft fehlen.

Anders kann ich es mir vorstellen, wenn besondere Anforderungen an Kontrolle oder Schutzbedarf bestehen oder wenn kritische Daten eine sehr bewusste Entscheidung über die eigene Betriebsumgebung verlangen. Auch dann wären die konkreten Daten, Prozesse, Risiken, Verantwortlichkeiten und rechtlichen Anforderungen zuerst gesondert zu prüfen.

Mein persönliches Fazit

Ich habe durch den Aufbau viel gelernt und empfinde die gewonnene Kontrolle als wertvoll. Gleichzeitig ist klar geworden: Mehr Kontrolle gibt es nicht kostenlos. Selbsthosting ist für mich kein fertiger Zustand, sondern ein laufendes Projekt mit Wartung, Abwägungen und gelegentlichen Rückschlägen.

Ob dieser Weg sinnvoll ist, hängt deshalb weniger von einem einzelnen Dienst ab als von den eigenen Fähigkeiten, dem verfügbaren Zeitbudget und dem Schutzbedarf der Daten. Für mein konkretes Setup war es ein anspruchsvoller, aber lehrreicher Weg.